Rédaction de lettres commerciales - Tutoriel 2: Les parties d'une lettre commerciale

Dans ce court tutoriel, vous apprendrez les différentes parties d'une lettre d'affaires et pour ce qu'ils sont utilisés. Vous êtes déjà familier avec la plupart des pièces, mais ne peuvent pas connaître leurs noms ou leurs fonctions.

Les parties d'une lettre

Parker Morgan Finnigan

Avocats

PO Box 2345

SYDNEY NSW 2000

[La partie ci-dessus est appelé bloc d'adresse de l'expéditeur]

29 Octobre 2010

[Ceci est, bien sûr, la date de la lettre et il devrait être au format long]

Mme Janette Jameison

PO Box 34687

NORTH SYDNEY NSW 2005

[Il s'agit bloc l'adresse du destinataire]

Chère Madame Jameison

[Adresse gratuit ou de l'ouverture]

CONTRAT AVEC ACME FINANCE CORPORATION - NOTRE PPB: 234/239/10

[Ligne Objet - lettres majuscules et en gras habituellement]

Je me réfère à notre correspondance antérieure demandant une copie du contrat entre vous et Acme Finance Corporation.

[La première phrase est appelée la première phrase que nous allons discuter en profondeur dans un prochain tutoriel]

Si vous ne nous fournissez pas une copie du contrat original, je crains que nous ne seront pas en mesure d'agir en votre nom. Nous avons besoin du contrat pour évaluer avec précision les revendications que vous avez faites et à interroger le personnel juridique de Acme Finance Corporation.

S'il vous plaît envoyez-nous une copie du contrat au plus tôt afin que nous puissions obtenir ce sujet en cours.

Cordialement [formule de politesse]

Parker Johannson

Principal Consultant juridique

PARKER MORGAN FINNIGAN

[Bloc d'inscription]

Annotations complémentaires

Au fond de vos lettres, vous pouvez avoir certaines ou toutes les annotations suivantes:

Pj pj ou (3) [Ce signale que quelque chose est joint à la lettre]

Att ou (Att (3) [Ce signale que quelque chose est joint à la lettre]

Ces deux annotations sont destinées à conseiller les commis de salle de courrier que d'une enceinte ou une pièce jointe a été requis pour être inséré / attaché avant la lettre a été envoyée. En outre, il conseille la personne qui reçoit à l'autre bout que quelque chose est censé être jointe ou attachée. Si ce n'est pas, alors le destinataire peut appeler l'expéditeur et vous informons que l'enceinte / pièce jointe a été absent de l'enveloppe.

HR [Si quelqu'un d'autre types de la lettre pour la signature, ses initiales peuvent apparaître sous]

CC [Cette abréviation de «copie carbone», mais comme personne ne l'utilise papier carbone plus, doit être modifié pour PC pour la photocopie]

BCC Copier [Blind Carbon - jamais montré à l'originaire, que sur la copie du fichier indique à qui des copies ont été envoyées à l'insu du destinataire d'origine. Si maintenant peut-être changé à BPC]

Manipulation du fichier Référencement

Référencement de fichiers peut citer de référence soit de l'expéditeur ou le destinataire de référence et doit indiquer clairement qui il est. Certaines personnes utilisent une ligne distincte pour les références de fichiers, souvent à la toute première ligne de la lettre au-dessus du bloc d'adresse. Je préfère le placer à la ligne d'objet, mais c'est purement une
choix personnel.

Vous devriez maintenant être ofay avec les parties d'une lettre et, si vous lisez un Tutoriel, comment les mettre en forme. Tutoriel Trois conseille comment écrire une lettre de bonne qualité et contient des conseils pour l'ouverture et se terminant phrases.

Robin Henry